Digitalisierung Prozesse

Digitalisierung von Prozessen

1. Welche Prozesse können im öffentlichen Dienst wie digital transformiert werden?

Falls in der Behörde noch keine Digitalisierungsprojekte umgesetzt worden sind, so empfiehlt es sich Prozesse zu identifizieren, die einen hohen Impaktfaktor haben und damit eine große Signalwirkung für weitere Modernisierungen und deren digitaler Abbildung besitzen.

Ist der Prozess ausgewählt worden, empfiehlt es sich eine genaue Analyse der Prozessabläufe und aller beteiligten Personen visuell abzubilden. Hierbei haben sich Flussdiagramme (Flowcharts) als hilfreiches Werkzeug erwiesen. Dies hilft einen genauen Überblick über alle Abhängigkeiten der einzelnen Prozessschritte zueinander abzubilden. Dabei ist es wichtig, direkt mit den Mitarbeitenden vor Ort zu sprechen, um die „gelebte Praxis“ kennenzulernen und somit Verbesserungen in die Formalisierung der einzelnen Prozessschritte einfließen zu lassen.

Konkret für AnGeWaNt bedeutet dies der digitale Eichantrag.

2. Welche Teile der Prozesse können digital abgebildet werden?

Durch die Verwendung von Flussdiagrammen lassen sich die Arbeitsschritte systematisch abbilden. In Schritt 1 wurde diese Möglichkeit besprochen. Mit Hilfe dieser Flussdiagramme können nun auch die Prozessschritte identifiziert werden, welche technisch unterstützt werden können.
Als Faustregel lässt sich hier festhalten: Nicht stumpf den bisherigen Prozess digital übertragen, sondern mit Augenmaß und Sorgfalt die Prozessschritte untersuchen, um Synergien zu heben.
Als Anhaltspunkte sind Medienbrüche ein guter Startpunkt. Werden beispielsweise Anträge und Dokumente bisher via Post oder gar per Fax eingereicht, so können diese Kommunikationswege technisch modernisiert werden. Dies sollte im besten Fall die bisherigen Medienbrüche vermeiden und die Kommunikation deutlich beschleunigen. Weiterhin ist es oft der Fall, dass Dokumente nachgereicht werden müssen. Dies sollte intuitiv, einfach und medienbruchfrei vom Nutzer auszuführen sein. Außerdem sollte das System transparent für die AnwenderInnen und SachbearbeiterInnen kommunizieren, ob Dokumente fehlen bzw. auf Vollständigkeit prüfen. Dies kann technisch leicht umgesetzt werden und erspart eine Menge Zeit, Geld und Nerven für alle Beteiligten.

Anforderungen: Digitaler Eichantrag

  • Vernetzung mit externen Infrastrukturen
  • Einheitliche Schnittstellen
  • Formalisierter Prozessablauf
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Beschleunigtes Verfahren
  • Transparente Prozesskette
  • Nutzung vorhandener Ressourcen
  • Intuitive Nutzung der Prozesse
  • Status und Ergebnis des Prozesses für den BenutzerIn sichtbar

3. Wie können Sicherheit und Vertrauen in digitale Prozesse erhalten bleiben?

Informationssicherheit ist ein sehr wichtiger Punkt. Gute Konzepte planen die Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit der Informationssysteme von Anfang an mit ein. Zu vermeiden gilt es allerdings, Digitalisierungsvorhaben mit Sicherheitsanforderungen zu überfrachten, so dass diese unerfüllbar bzw. für die AnwenderIn nicht mehr bedienbar sind.
Ein Unverständnis der heutigen Informationstechnologie kann ein besonders hohes Schutzbedürfnis nach sich ziehen oder weiter auf bewährte Technik setzen lassen. Anzumerken sei an dieser Stelle, dass ein Faxgerät die heutigen Datenschutzanforderungen nicht mehr erfüllt und man dadurch klaffende Sicherheitslücken in seiner Infrastruktur pflegt. Sind Informationssysteme so „sicher“, dass diese anwenderunfreundlich sind, so werden die NutzerIn unmittelbar um die Sicherheitsvorkehrungen herumarbeiten und die Sicherheitsmaßnahmen laufen somit ins Leere. Benutzerfreundlichkeit und Intuitivität der Benutzeroberflächen sind gute Investitionen in die Sicherheit digital transformierter Prozesse.

Sicherheitsanforderungen Digitaler Eichantrag

  • Einfache Up-/Download-Möglichkeit
  • Leichte Verfügbarkeit
  • Aktuelle Daten abrufbar
  • Wiederverwendbarkeit der Daten
  • Validierung
  • Signierung
  • Zugriffsschutz
  • Maschinenlesbares Datenaustauschformat
  • Archivierung

4. Wir haben eine vorhandene Infrastruktur, müssen wir von vorne anfangen?

Nicht jede Behörde fängt bei Null an, sondern hat bereits eine digitale Infrastruktur. Meistens sind diese Informationssysteme allerdings Datensilos. Dies führt zu sofortigen Medienbrüchen, doppelter Datenhaltung und Unwillen bei den Beschäftigten sich auf neue Informationssysteme einzulassen.
Der Ausweg an dieser Stelle ist die Vernetzung und Anbindung der Informationssysteme über einheitliche Schnittstellen. Kann eine Auftragsannahme die Daten problemlos für die Auftragsbearbeitung weiterleiten, können dadurch Fehler vermieden werden und der Automatisierungs- und Effizienzgrad des Arbeitsprozesses steigt. Durch die Verbindung der bisherigen Datensilos werden eventuell vorhandene Datenbanken überflüssig, da die Daten direkt aus den Informationssystemen abgefragt werden können. Dadurch wird die IT-Landschaft schlanker und einfacher zu pflegen. Dies verringert deutlich die Angriffsfläche, da weniger Informationssysteme mit potentiellen Sicherheitslücken im Einsatz sind.
Modulare Infrastruktur, die sich flexibel anpassen lässt


Das Forschungs- und Entwicklungsprojekt wird im Rahmen des Programms „Zukunft der Arbeit“ (Förderkennzeichen: 02L17B055) vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und dem Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt bei den Autoren.