Die Digitalisierung komplexer Prozessketten enthält viele Stolperfallen. Um eine Optimierung durch moderne IT-Services zu erreichen, müssen die analogen Prozessen sorgfältig analysiert werden. Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche Vorteile dazu Ablaufdiagramme bieten.

Hintergrund

Im Rahmen des Forschungsprojekts AnGeWaNt werden die digitalen Dienstleistungen und die hybride Wertschöpfung für die Felder Wiegen und Eichen neu gedacht. Dabei wird im Projekt zwischen privatwirtschaftlichen und öffentlichen Prozessen unterschieden. Während die Privatwirtschaft neue und innovative hybride Geschäftsmodelle entwickelt, werden im Rahmen des gesetzlichen Messwesens die notwendigen Prozesse untersucht und diese schrittweise in die Digitale Domäne übertragen. Darauf können wiederum die neuen hybriden Geschäftsmodelle der Hersteller mit Ihren IT-Services Bezug nehmen.

Ablaufdiagramme hoheitlicher Prozesse im gesetzlichen Messwesen

Im Zuge der Digitalisierung hoheitlicher Prozesse sind zwei Anwendungsfälle – der Eichantrag und die Softwareaktualisierung – untersucht worden. Bei der Softwareaktualisierung wurde zusätzlich zwischen dem Eilverfahren und dem Standardverfahren unterschieden. Im Fokus stand dabei ein realitätsgetreues Abbild der Prozesse zu erstellen, stets vor dem Hintergrund, die Digitalisierung der Prozesskette bzw. eine sinnvolle technische Unterstützung gewährleisten zu können.

Um die Rahmenbedingungen, Abhängigkeiten und Abläufe im Detail zu verstehen, wurden Ablaufdiagramme (Flow-Charts) erstellt. Dabei sind die beteiligten Akteure zeilenweise gelistet und der Prozess wird von links nach rechts schrittweise aufgebaut. Der Prozessanfang sowie das Ende sind mit einem grünen bzw. roten Kreis markiert. Ferner werden Entscheidungen, Bedingungen und Zuarbeiten visuell unterschieden und sind dadurch leicht ablesbar.

Diese Vorteile bieten Ablaufdiagramme

Die Darstellung erlaubt während der Entwicklung, Prozessschritte und Zugriffe auf die Plattform zielführend zu modellieren und umzusetzen. Diese zuerst kleinteilige Arbeit erweist sich im späteren Verlauf als sehr wertvoll, da die folgenden Dinge transparent gemacht werden:

• Brüche im Medium können, bspw. bei Benachrichtigungen der beteiligten Partei, vorweggenommen werden (also das Vermeiden von Wechseln zwischen analogen (Papier/Brief) und digitalen (Datei/Email) Austauschformaten), da dies beim Entwurf einer technischen Unterstützungsleistung direkt berücksichtigt werden kann.
• Prozesse können optimiert werden, indem die bisherige langwierige Prüfung der Unterlagen bereits automatisiert bei der Eingabe und Beantragung erfolgt. Eine Antragstellung würde das System erst bei der vollständigen Einreichung aller Dokumente erlauben.
• Die Nutzerfreundlichkeit kann bereits beim Entwurf der digitalisierten Unterstützungsleistung mitgedacht werden. So kann bspw. der Status in den verschiedenen Zwischenschritten dem Antragstellenden zurückgemeldet werden. Dadurch ist jederzeit gewährleistet, dass der Antragstellende erfährt, welcher Prozessschritt zurzeit durchlaufen wird. Dies ermöglicht eine transparente Ermittlung der zu erwartenden Bearbeitungszeit. Verärgerung und Frustration über die notwendige Bürokratie wird dadurch entgegengewirkt.
• Die Grenzen der technischen Unterstützungsleistungen können aufgezeigt werden, wenn bestimmte Prüfschritte nicht automatisiert werden können. Dies gilt es, im Einzelnen zu identifizieren und beim Entwurf der Unterstützungsleistungen zu berücksichtigen.
• Die Visualisierung detailreicher Prozessketten kann das Vergessen einzelner Prozessschritte, beim Entwurf komplexer digitalisierter Unterstützungsleistungen, verhindern.